Política de Protección de Datos personales

HOLEO GRUPO INTERNACIONAL (“HÓLEO”)

1. OBJETIVO

La presente Política tiene por objeto establecer los principios, responsabilidades, controles y procedimientos que deberán observar todos los colaboradores, directivos, contratistas y terceros que traten datos personales por cuenta de HÓLEO, garantizando que dicho tratamiento se realice de manera:

• Lícita

• Leal

• Transparente

• Proporcional

• Segura

• Responsable

• Conforme a la legislación mexicana vigente.

Asimismo, busca proteger el derecho fundamental de las personas a la autodeterminación informativa y minimizar los riesgos legales, operativos, financieros y reputacionales derivados del tratamiento de datos personales.

2. ALCANCE

Esta Política aplica a:

• Consejo de Administración.

• Directivos.

• Empleados.

• Prestadores de servicios.

• Consultores.

• Proveedores.

• Encargados del tratamiento.

• Empresas del grupo HÓLEO.

• Sistemas informáticos.

• Archivos físicos.

• Bases de datos.

• Aplicaciones móviles.

• Sitios web.

• Plataformas digitales.

3. FUNDAMENTO LEGAL

La presente Política se sustenta principalmente en:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (artículos 6 y 16).

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) vigente desde el 20 de marzo de 2025.

• Código Civil Federal.

• Código de Comercio.

• Ley General de Sociedades Mercantiles.

• Normativa aplicable en materia laboral y fiscal.

• Estándares internacionales ISO 27001 e ISO 27701 (como mejores prácticas).

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política:

Datos Personales: Toda información concerniente a una persona física identificada o identificable.

Datos Personales Sensibles: Aquellos que puedan revelar, entre otros:

• Estado de salud

• Datos biométricos

• Información genética

• Afiliación sindical

• Creencias religiosas

• Opiniones políticas

• Orientación sexual

Titular: Persona física a quien pertenecen los datos.

Responsable: HÓLEO que decide sobre el tratamiento de los datos.

Encargado: Persona física o moral que trata datos por cuenta del responsable.

Tratamiento: Obtención, uso, almacenamiento, transferencia, eliminación, bloqueo o cualquier operación sobre datos personales.

5. PRINCIPIOS RECTORES

Toda actividad deberá observar los principios de:

• Licitud

• Consentimiento

• Información

• Calidad

• Finalidad

• Lealtad

• Proporcionalidad

• Responsabilidad

Asimismo, deberá privilegiarse la expectativa razonable de privacidad de los titulares.

6. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES

HÓLEO podrá tratar datos personales, entre otros:

Emprendedores, Empresarios, Clientes:

• Nombre

• RFC

• CURP

• Domicilio

• Teléfono

• Correo electrónico

• Información financiera

Empleados

• Expediente laboral

• Historial académico

• Información bancaria

• Datos fiscales

• Información médica

• Beneficiarios

Proveedores

• Datos fiscales

• Datos bancarios

• Representantes legales

Otros

• Nombre

• Identificación

• Videovigilancia

• Registro de acceso

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Primarias

• Celebración de contratos

• Prestación de servicios

• Facturación

• Nómina

• Cumplimiento de obligaciones legales

• Atención a Emprendedores, Empresarios, Clientes

• Seguridad patrimonial

• Cumplimiento regulatorio

Secundarias

• Encuestas

• Mercadotecnia

• Eventos

• Capacitación

• Estadísticas

• Comunicación institucional

8. CONSENTIMIENTO

HÓLEO obtendrá el consentimiento del titular cuando resulte exigible conforme a la Ley.

El consentimiento podrá ser:

• Expreso

• Tácito

• Por medios electrónicos

• Escrito

• Verbal

• Mediante firma digital

En el caso de datos sensibles se requerirá consentimiento expreso, salvo las excepciones legales.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

Antes de recabar datos personales, HÓLEO pondrá a disposición del titular un Aviso de Privacidad que incluirá, al menos:

• Identidad y domicilio del responsable.

• Datos personales objeto de tratamiento.

• Finalidades.

• Mecanismos para limitar el uso y divulgación.

• Procedimiento para ejercer derechos ARCO.

• Transferencias.

• Medios para comunicar cambios al aviso.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• Acceso , Rectificación , Cancelación , Oposición (ARCO)

Asimismo, podrán:

• Revocar el consentimiento.

• Limitar el uso o divulgación de sus datos.

Las solicitudes deberán atenderse conforme a los plazos previstos en la legislación aplicable.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

HÓLEO implementará medidas:

Administrativas

• Clasificación de información

• Políticas corporativas

• Capacitación anual

• Acuerdos de confidencialidad

Técnicas

• Cifrado

• MFA

• Firewalls

• Antivirus

• Registro de accesos

• Monitoreo

Físicas

• Control de acceso

• CCTV

• Resguardo documental

• Destrucción segura

12. TRANSFERENCIA DE DATOS

Toda transferencia deberá:

• Tener fundamento legal.

• Contar con consentimiento cuando sea necesario.

• Formalizarse mediante contratos que obliguen al receptor a cumplir estándares equivalentes de protección.

13. CONSERVACIÓN DE DATOS

Los datos únicamente se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales o contractuales. Posteriormente deberán bloquearse, cuando proceda, y eliminarse conforme a la Ley y a la política de retención documental de HÓLEO.

14. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Todo colaborador deberá reportar inmediatamente cualquier:

• pérdida de información,

• acceso no autorizado,

• alteración,

• destrucción,

• robo,

• divulgación indebida o

• vulneración de datos personales.

HÓLEO activará su Plan de Respuesta a Incidentes para contener, investigar, documentar y remediar el evento, así como realizar las notificaciones que exija la legislación.

15. RESPONSABILIDADES

Consejo de Administración

• Aprobar la Política.

• Supervisar el cumplimiento.

Dirección General

• Asignar recursos.

Area Jurídica

• Vigilar el cumplimiento legal.

Oficial de Privacidad

• Coordinar el programa de protección de datos.

• Atender solicitudes ARCO.

• Gestionar incidentes.

• Impartir capacitación.

Recursos Humanos

• Garantizar el cumplimiento respecto de expedientes laborales.

Tecnologías de Información

• Implementar controles técnicos y de ciberseguridad.

Todos los colaboradores

• Mantener la confidencialidad.

• Cumplir esta Política.

• Reportar incidentes.

16. CAPACITACIÓN

Todo el personal deberá recibir capacitación:

• al ingreso,

• de forma anual,

• cuando existan reformas legales,

• cuando cambien los procesos internos.

17. AUDITORÍAS

HÓLEO realizará revisiones periódicas para verificar:

• cumplimiento legal,

• cumplimiento contractual,

• seguridad de la información,

• controles tecnológicos,

• cumplimiento documental,

• atención de derechos ARCO.

18. SANCIONES INTERNAS

El incumplimiento de esta Política podrá dar lugar a:

• amonestaciones,

• suspensión,

• rescisión laboral,

• reclamación de daños y perjuicios,

• acciones civiles, administrativas o penales cuando corresponda.

19. VIGENCIA

La presente Política entrará en vigor a partir de su aprobación por el Consejo de Administración y será revisada, como mínimo, una vez al año o cuando exista una reforma legal relevante.

Área responsable: Area Jurídica / Oficial de Privacidad

Aprobó: Consejo de Administración